實例分享
Cindy是一家醫療用品的業務助理,一開始在規畫業務系統時,她遞給我一疊資料,這些資料是各地區經理和業務主管提出的需求,但內容沒有歸類或是細部整理過,只因各地的區經理太忙了,沒時間同時一起開會討論,只能請他們各自提出需求,而她本身只是個助理人員,實在很難具體的彙整大家的需求,一方面怕誤會主管們的意思,一方面也是看不太懂流程,因此請我們先協助她整理及報價。
我們花了2個工作天,列出基本功能清單,請Cindy給直屬主管先過目一下有沒有遺漏,而當天就回覆我們進行報價和提供規劃書,因此我們第一次提案除了一般業務系統的基礎功能之外,只先針對客戶需求進行規劃重點:
- 階層分為總管理員、區經理、業務,共三階。
- 業務填寫需求單後就完成交易,再由行政單位進行輸入採購資料。
- 業績將採取單純總金額計算獎金。
- 業務訓練及常見問題,由總管理員上傳PDF檔案,供業務下載。
- 產品送達後,使用掃描QR Code,讓客戶清點後確認。
確認基礎型業務系統及一些客製化功能後,就進行簽約及執行,設計過程中雖有一些小改善,但不至於改變太大而影響系統結構,因此很快的,我們就將系統前端模擬頁完成,但是客戶卻沒有很積極地進行測試或是任何意見回饋,等了二週後,總經理突然出現,提出一些結構上的問題以及他的想法,而各地區的主管,也接到總經理的指示,都要回饋改善建議,在經過二週的密集討論後,我們才發現客戶要的不是單純業務系統而已,因此在請示總經理後,我們將進行第二次改善提案及更新報價,此次的重點為:
- 階層改為共五階管理,每一階層只能讀取下一階層的報表。
- 可視化數據統計,包含成交率、產品良率、回購時間分析。
- 針對不同產品大項目進行獎金%計算。
- 假日津貼較複雜,建議自訂行事曆功能,不強制綁定人事行政局國定假日。
- 常見問題區,開放所有人都有編輯權限,再由總管理員進行分類。
- 配合ERP系統,開發出可勾選匯出欄位的套件,並可線上調整欄位順序。
- 客戶滿意度調查表,開放院所採購人員進行針對業務人員的評比。
雙方以附加功能再次簽訂合約,雖然開發價格比預期高出許多,但總經理對於杰鼎的服務態度與對於醫療產業的專業度都很滿意,因此願意繼續執行,而後續也在我們提議之下,也特別指派一位高階業務經理來協助我們,隨時有問必答,不需再透過助理人員傳遞問題,如此一來也加快了開發速度以及系統完善度。